Cómo presentar una factura electrónica (eINV)

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La facturación electrónica (también llamada facturación electrónica o einvoicing) es una forma de facturación electrónica. Los métodos de facturación electrónica son utilizados por los socios comerciales, como los clientes y sus proveedores, para presentar y supervisar los documentos transaccionales entre ellos y garantizar el cumplimiento de los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos incluyen facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y recibos de pago.

La facturación electrónica incluye una serie de tecnologías y opciones de entrada diferentes y se utiliza como un término general para describir cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago[1].

La principal responsabilidad del departamento de cuentas por pagar es garantizar que todas las facturas pendientes de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. El procesamiento de una factura incluye el registro de datos importantes de la factura y su introducción en los sistemas financieros o contables de la empresa. Una vez realizada la alimentación, las facturas deben pasar por el proceso comercial de la empresa para ser pagadas[2].

¿Cómo funciona el procesamiento de facturas electrónicas?

Una factura electrónica (o e-factura) es un archivo de datos que se transfiere entre ordenadores y que no es fácil de entender para los humanos. Los formatos de archivo más habituales son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil para un ordenador comprenderla y contabilizarla automáticamente.

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Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y con un significado específico. Hay muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y actualmente falta un estándar global. Los formatos más comunes son EDI y UBL.

El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una lista creciente de gobiernos de todo el mundo ha elegido UBL 2.0 como su formato preferido. La Comisión Europea (CE) está trabajando en su sucesor: UBL 2.1. Está previsto que se convierta en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.

Una factura digital es una factura que puede visualizarse y procesarse digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar con el software de contabilidad. Con el reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en los sistemas de forma semiautomática. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.

Facturación electrónica para SAP

La solución provista por SAP se basa en la utilización de un servidor PI para realizar la conexión con los webservices de la AFIP. El problema es que muchas empresas no tienen instalado el servidor PI o no tienen tiempo o presupuesto suficiente para implementarlo. Para ello, Pampa ha desarrollado xAFIP, que es un software que gestiona toda la conexión entre SAP y AFIP.    La solución xAFIP está en constante alineación con las modificaciones de la normativa de la AFIP, lo que permite a las empresas reducir el tiempo y los riesgos a la hora de implementar estas modificaciones.

SAP, a través de la liberación de notas (Nota SAP 1558532 – RG2485:Argentina E-invoice Webservice for Domestic Scenario, Nota SAP 1659814 – RG2758:Argentina E-invoice Web Service for Export) ofreció las funcionalidades para gestionar dichos requerimientos de aprobación y emisión de comprobantes.

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La solución provista por SAP se basa en la utilización de un servidor PI para realizar la conexión con los webservices de la AFIP. El problema es que muchas empresas no tienen instalado el servidor PI o no tienen tiempo o presupuesto suficiente para implementarlo. Para ello, Pampa ha desarrollado xAFIP, que es un software que gestiona toda la conexión entre SAP y AFIP.  La solución xAFIP está en constante alineación con las modificaciones de la normativa de la AFIP, lo que permite a las empresas reducir el tiempo y los riesgos a la hora de implementar estas modificaciones.

Cómo emitir una factura electrónica en EFRIS

Por ello, la implantación de sistemas de facturación electrónica sigue creciendo en varios sectores económicos. Es un hecho generalizado tanto en Europa como en Latinoamérica. Tomando como ejemplo a España, durante 2018 se emitieron 181.884.086 facturas electrónicas, un 14,92% más que en 2017. Gracias a ello, las empresas españolas ahorraron más de 900.000.000 de euros en la gestión de recepción de facturas ese año. Al otro lado del Atlántico, la facturación electrónica ha llegado a Estados Unidos, Canadá y a toda Sudamérica, Centroamérica y el Caribe, llegando a Europa según el grado de implantación.

La facturación electrónica permite una importante optimización de los recursos utilizados para su tramitación, por lo que se reducen los gastos empresariales. Los costes que se producen al adquirir el software de facturación electrónica (costes de transmisión electrónica) se amortizan rápidamente, y son mucho menores que los de las facturas impresas.

Otra gran ventaja de la facturación electrónica. Al igual que en otros ámbitos, la digitalización de documentos y procedimientos reduce considerablemente el tiempo necesario. En el caso de las facturas electrónicas, se agilizan los pagos y se reducen los plazos de cobro, ya que la presentación es casi inmediata y las facturas electrónicas pueden ser objeto de seguimiento y control.

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Por Aroa Flores

Hola a todos, soy Aroa Flores y en mi blog personal te ofrezco diversas noticias de actualidad.